Urheilijat eivät suorita 12 kuukautta putkeen – heillä on off-season, jonka aikana palaudutaan, hoidetaan vammoja ja kehitetään suorituskykyä. Liiketoiminnassa tällaista luontevaa taukoa ei ole koska työskentelemme monella alalla ympärivuoden. Siksi palautuminen pitää rakentaa työn rytmeistä, priorisoinnista ja johtamisesta – muuten oravanpyörä jatkuu, kunnes keho tai mieli pysähtyy.
Off-seasonin opetus – Miksi loma ei yksin riitä?
Off-season ei ole luksusta urheilijoille, vaan edellytys heidän työnteon ja suoriutumisen laadulle. Lyhytaikainen ylikuorma on ihmiselle siedettävää, jos varma palautumisjakso seuraa. Työelämässä ”varmaa palautumisjaksoa” ei yleensä ole – kiireen jälkeen tulee seuraava kiire. Tällöin tauot on suunniteltava sisään työn rytmiin.
Yksi lomaviikko palauttaa noin kaksi viikkoa – jos hermosto ei ole kroonisesti ylivirittynyt. Kun kuorma ylittää pitkään palautumiskyvyn, yöuni ei korjaa tilannetta, eikä yksittäinen vapaajakso riitä. Toipuminen voi vaatia kuukausia. Tämä on signaali, että ongelma on rakenteissa, ei yksilössä.
Palautumisen kolme ulottuvuutta työssä
- Aikarakenne: Selkeät syklit (kvartaali, kuukausi, sprintti), joissa on aidot matalakuormitusjaksot: suljetaan aloitusvirta, siivotaan velka, parannetaan prosesseja.
- Sisältörakenne: Työ ilman keskeytyksiä, tehtävien selkeä priorisointi – ”mitä jätämme tekemättä” jos aika ei riitä.
- Sosiaalinen rakenne: Psykologinen turvallisuus sanoa ”ei”, yhteinen kieli kuormituksesta, ”ei yllätetä toista viime hetkellä” -kulttuuri.
“Minun unohdus tai virhe valmistautua ei pitäisi olla työkaverille syy venyä tai katkaista oman työn rytmiä”
Miten rakentaa palautusmijakso osaksi arkea ilman off-seasonia?
Jokainen työpaikka on erilainen, jokainen organisaatio ja tiimi ovat erilaisia, joten yksiselitteistä ratkaisua ei myöskään ole. Kaikki kuitenkin lähtee siitä, että meidän tulee tarkastella tapaa jolla työtä tehdään, tapaa jolla työ on organisoitu ja rytmitetty.
Organisaation työn rytmittäminen voi tarkoittaa esimerkiksi
- ”Freeze & Fix” -päivät: kerran kuussa tai jopa viikossa päivä/ajanjakso, jolloin ei aloiteta uutta – korjataan, viimeistellään ja yksinkertaistetaan keskeneräisiä asioita.
- 12+1 -rytmi: 12 viikkoa tuotantoa, 1 viikko parantamista (velan poistoa, koulutusta, Lessons Learned yms).
- Aktiivinen kuorman hallinta: Tiimit sopivat ”huiput” ja ”laaksot” etukäteen (projektien vaiheistus, lomitus) – työtä johdetaan ja resursoidaan niin, että palautuminen voidaan suunnitella osaksi projektin aikajanaa, ei sen lopuksi.
Priorisoinnin kovuus ja johtamisen vastuu
”Sitten kun” -mentaliteetti on kuormituksen perussyy. Priorisointi ei ole lista tärkeitä asioita, vaan lista asioista, joita emme tee nyt. Ilman tätä kuorma leviää kaikille tasoille: keskeneräiset työt lisäävät työn kontekstin vaihtelua joka taas lisää mm. kognitiivista kuormittimusta kun ajattelua joudutaan siirtämään asiasta toiseen. Taloudelliset, aikataululliset tai tuotannolliset paineet ohjaavat meitä keskittymään kaikkeen samaan aikaan, jokainen osasto, jokainen tiimi keskittyy pääsemään usein vain omaan tavoitteeseen. Yritysten pitää katsoa eteenpäin ja uusia tavoitteita kohti pitää kulkea, mutta tavoitteiden saavuttamisessa tulee asettaa realistisia aikamääreitä. Me usein joudumme sanomaan asiakkaillemme kun katsomme heidän kehityssuunnitelmiaa, että aijotteko tosiaan tehdä vuodessa kolmen vuoden kehitys työn.
Tämä johtuu usein siitä, että johto osaa kyllä asettaa tavoitteita, mutta kun tavoitteet rikotaan tehtäviksi niin huomataankin pian, kuinka paljon työtä ja aikaa yksittäinen asia vaatii. Siksi johdon tulee luoda selkeä roadmap, kehityksen polku, ja rikkoa se selkeisiin tehtäviin ja jotka auttavat eri tiimejä ymmärtämään miten he yhdessä työskentelevät kohti yhteistä päämäärää. Tämä auttaa keskittymään olennaiseen ja listaamaan asioita joita emme tee nyt.
Jos johdon vastuulle on maalata selkeä suunta ja fokus mitä kohti yritys on kulkemassa, esihenkilöiden tärkein työhyvinvointiteko on suojella aikaa ja rajoja:
- Esihenkilön pitää pitää huolta, että resurssisuunnittelu on realistista.
- Luoda tiimin arkeen normaaleita ”työn pysäytyspisteitä”
- Varmista, että muutokset aikatauluihin kulkevat aina priorisoinnin kautta – ei lisänä vaan vaihtona.
